Lập sổ thụ lý theo dõi xử lý, quản lý đơn khiếu nại trên bảng Excel

Trong những năm qua ngành kiểm sát Lâm Đồng luôn quan tâm đến việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân nói chung và giải quyết khiếu nại trong lĩnh vực tư pháp nói riêng. Từ năm 2016 đến nay, số đơn mà VKSND cấp tỉnh nhận được và phân loại xử lý lên tới gần ngàn đơn. Cụ thể năm 2016 đã tiếp nhận, xử lý 906 đơn, năm 2017 là 775 đơn và năm 2018 mới đây là 850 đơn. Các đơn vị khác trong ngành đều đã được xây dựng phần mềm theo dõi điện tử, riêng đơn vị Khiếu tố vẫn lập sổ theo dõi và cập nhật kết quả giải quyết bằng sổ viết tay theo mẫu ngành ban hành.

Để khắc phục những thiếu sót trong công tác kiểm sát giải quyết khiếu nại trong hoạt động tư pháp , nhằm làm tốt vai trò kiểm sát của Viện kiểm sát trong thời gian tới, thì việc theo dõi hoạt động kiểm sát giải quyết khiếu nại trong hoạt động tư pháp cần có sổ theo dõi, quản lý chặt chẽ và khoa học nên đề xuất lập sổ theo dõi số lượt tiếp công dân, số đơn trên bảng Excel, cụ thể cách lập như sau:

- Bước 1: Lập bảng Excel

- Bước 2: Tạo các cột và điền các thông tin trên các cột

 
+ Cột A: STT là số thứ tự như trong sổ thụ lý, giải quyết đơn.

+ Cột B: Số đơn là số đơn đối với 1 vụ việc/1 người.

+ Cột C: Số việc là số việc thụ lý.

+ Cột D: Ngày tháng là ngày tháng nhận được đơn theo dấu công văn của đơn vị.

+ Cột E: Nguồn là nguồn nhận đơn, khi nguồn nhận đơn là từ bưu điện thì thì nhập BĐ, khi nhận đơn từ việc tiếp dân thì nhập là : TD

+ Cột F: Họ tên là họ và tên kèm địa chỉ của người gửi đơn

+ Cột G: Nội dung là tóm tắt nội dung đơn.

+ Cột H: Loại là tùy theo cách phân loại đơn đó thuộc loại nào: Khiếu nại: KN; tố cáo: TC; Kiến nghị, phản ảnh,...loại khác: LK; tin báo: TB.

+ Cột I: Xử lý là đơn đó xử lý như nào, ví dụ: thuộc thẩm quyền giải quyết: TQ, thuộc trách nhiệm kiểm sát: TNKS, chuyển huyện giải quyết theo thẩm quyền: HTQ, chuyển huyện kiểm sát tin báo: HTB, chuyển huyện kiểm sát: HKS, đơn không thuộc thẩm quyền và không thuộc trách nhiệm kiểm sát và xử lý như nào thì nhập vào, ví dụ: chuyển cơ quan khác : KC, trả đơn hướng dẫn: KT, lưu đơn: KT...nếu đơn trùng thuộc thẩm quyền hay TNKS mà đã giải quyết tiến hành lưu đơn thì: L... Tùy theo sự linh hoạt trong cách làm việc của mỗi đơn vị.

+ Cột J: Kết quả GQ là kết quả giải quyết đơn đó.

+ Cột K: Ghi chú: bổ sung, chú thích tùy vào việc lưu của đơn vị.

Bước 3: Nhập nội dung cần quản lý, theo dõi vào bảng theo mẫu.

Theo như mẫu trong bảng trên, KST được hiểu là đơn đó thuộc trách nhiệm kiểm sát cơ quan Tòa án, KSCA là kiểm sát ở quan Công an, KSTHA là kiểm sát cơ quan Thi hành án...

Để quản lý, theo dõi được cụ thể và dễ dàng hơn, ta dùng công thức lọc dữ diệu như sau:

Bước 1: Chọn biểu tượng hình tam giác trong ô các bạn muốn lọc dữ liệu.

Bước 2: Nếu cột dữ liệu chứa văn bản cần lọc thì chọn Text Filters, nếu cột dữ liệu chứa số cần lọc thì chọn Number Filters.

Bước 3: Trong hộp thoại Custom AutoFilter, nhập điều kiện lọc nếu có 2 điều kiện lọc các bạn nhập cả 2 điều kiện vào các ô dữ liệu.

Theo công thức này, ta có thể dễ dàng tìm kiếm tên của người gửi đơn cần tìm.

Để đếm số đơn, số việc đã nhận ta dùng công thức sau: = SUM(number1, number2,...) như hình dưới thì ta được 7 đơn/6 việc đã thụ lý.

Để đếm số lượt tiếp dân và nhận đơn bao nhiêu ta chỉ việc đếm số lượt TD trong cột Nguồn. Sau đó lấy số lượt thứ tự cuối cùng trong sổ tiếp công dân trừ đi số lượt nhận đơn ta vừa đếm sẽ ra số lượt công dân hướng dẫn. Công thức đếm số lượt đơn thông qua tiếp dân là: =Countif(range;criteria). Trong đó: range là vùng mà ta muốn đếm, criteria là dữ liệu ta muốn lấy để đếm.

*Lưu ý: Excel dùng để hướng dẫn là Excel 2007

Như bảng trên, ta sẽ có 2 lượt tiếp công dân đã nhận đơn. Tương tự, thực hiện công thức trên để đếm số đơn thuộc thẩm quyền, TNKS hay chuyển huyện... hay kết quả giải quyết đơn.

Để đếm số đơn, số việc đã nhận ta dùng công thức sau: = SUM(number1, number2,...)

Để làm tốt vai trò của Viện kiểm sát nhân dân trong công tác kiểm sát của ngành nói chung và kiểm sát giải quyết khiếu nại trong hoạt động tư pháp nói riêng, ngoài việc nắm vững các quy định của Luật, cập nhật các văn bản pháp luật, quy định mới thường xuyên thì bên cạnh đó cần cập nhật và đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ, góp phần tích cực trong việc nâng cao hiệu quả công tác nghiệp vụ, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí hành chính, từng bước cải tiến phương pháp làm việc.

Nguyễn Thị Phương Thúy

Phòng 12 - VKSND tỉnh Lâm Đồng

Xem thêm>>>

Ứng dụng Exel theo dõi việc Tòa án ra, gửi quyết định về thi hành án hình sự

Ứng dụng phần mềm Excel để theo dõi thời hạn tạm giam