Kinh nghiệm xây dựng một số phần mềm công nghệ thông tin trong hoạt động nghiệp vụ của Viện kiểm sát nhân dân thành phố Hải Phòng

Một số phần mềm Viện kiểm sát nhân dân thành phố Hải Phòng đã xây dựng

Các phần mềm do Viện kiểm sát nhân dân (VKSND) thành phố Hải Phòng ưu tiên xây dựng phục vụ cho cán bộ, Kiểm sát viên được phân công thụ lý, kiểm sát trong các khâu công tác. Với thời gian nhập dữ liệu chỉ tương đương thời gian vào sổ thụ lý nhưng rất nhiều công việc sau này sẽ được tự động hóa hoặc giảm thời gian thực hiện. Ví dụ: Phần mềm sổ thụ lý điện tử giúp cho cán bộ, Kiểm sát viên theo dõi được tổng thể số liệu các vụ việc trong khâu công tác; thời hạn giải quyết của từng vụ việc; nắm chắc được tiến độ giải quyết công việc; in được các phiếu kiểm sát và có thể tổng hợp được một số vi phạm của Cơ quan điều tra, Tòa án, cơ quan Thi hành án hình sự; cơ quan Thi hành án dân sự…, giúp Kiểm sát viên tập hợp, xây dựng kiến nghị, kháng nghị. Phần mềm sổ thụ lý điện tử giúp lãnh đạo đơn vị có thể truy cập kiểm tra tiến độ giải quyết công việc của Kiểm sát viên, phát hiện được sai sót, vi phạm của các cơ quan liên quan, qua đó lãnh đạo đơn vị có sự chỉ đạo kịp thời đối với Kiểm sát viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Phần mềm sổ thụ lý điện tử có thể in ra được một số biểu thống kê trong khâu công tác kiểm sát đó, giúp Kiểm sát viên tiết kiệm được thời gian, công sức trong công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo; cụ thể như sau: 

- Phần mềm Sổ thụ lý điện tử kiểm sát thi hành án hình sự:

Phần mềm tập trung phát triển vào các chức năng quản lý, tra cứu, giám sát. Đây là ba chức năng học tập theo các phần mềm do VKSND tối cao xây dựng và được điều chỉnh phù hợp với công việc của cán bộ, Kiểm sát viên. 

- Chức năng tra cứu: Phần mềm giúp trích xuất ra được các danh sách phù hợp với yêu cầu của VKSND thành phố trong công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo; vì vậy cuối mỗi tháng Kiểm sát viên có thể in ra để gửi Phòng 8 VKSND thành phố. 

- Chức năng giám sát: Phần mềm có thể cung cấp các thông báo bị án chưa chấp hành án; bị án chấp hành xong; hết thời hạn hoãn, tạm đình chỉ; thông báo các thời hạn tố tụng khác như thời hạn phải ra quyết định thi hành án, thời hạn phải gửi quyết định thi hành án cho Viện kiểm sát, thời hạn đủ điều kiện xét giảm án phạt cải tạo không giam giữ, rút ngắn thời gian thử  thách của án treo, thời hạn gửi giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt...

- Chức năng quản lý: Phần mềm giúp cho lãnh đạo các đơn vị có thể tự truy cập vào để giám sát tiến độ giải quyết công việc của các Kiểm sát viên; lãnh đạo có thể trực tiếp kiểm tra về thời hạn giải quyết, về các trường hợp quá hạn, về các vi phạm của ngành bạn…, đều được phần mềm thông báo màu “đỏ” , trên cơ sở đó sẽ có sự chỉ đạo kịp thời đối với Kiểm sát viên.

Ngoài ba chức năng chính trên, phần mềm còn có những chức năng rất hữu ích khác như: Tập hợp vi phạm; tự động soạn thảo văn bản: Đây là chức năng giúp cán bộ, Kiểm sát viên tiết kiệm rất nhiều thời gian. Kiểm sát viên không cần soạn thảo, chỉ cần mở ra và in (trừ các văn bản liên quan đến kiểm sát trực tiếp, kiểm tra, kiến nghị, kháng nghị). Hiện tại, đã có 12 loại văn bản được sử dụng thường xuyên được tự động soạn thảo, như: Yêu cầu ra quyết định thi hành án hình sự (Mẫu số 9), Yêu cầu áp giải thi hành án (Mẫu số 11), Thông báo việc ủy thác thi hành án hình sự (Mẫu số 13), Thông báo tiếp nhận ủy thác thi hành án hình sự (Mẫu số 14)… tự động thống kê, báo cáo (số liệu) và in sổ.

- Phần mềm Sổ thụ lý điện tử kiểm sát giải quyết vụ án hành chính, vụ việc dân sự, hôn nhân gia đình, kinh doanh thương mại, lao động:

Phần mềm tập trung phát triển các chức năng sau:

- Chức năng tra cứu: Trích xuất được các danh sách các vụ việc đang giải quyết, tạm đình chỉ, đã giải quyết xong ở tất cả các lĩnh vực dân sự, hôn nhân gia đình, hành chính, kinh doanh thương mại, lao động ở cả hai cấp sơ thẩm, phúc thẩm. Ngoài ra, phần mềm còn trích xuất được các bản án, quyết định phải thi hành ở bất kỳ thời điểm nào, quá đó, phối hợp với bộ phận kiểm sát thi hành án dân sự kiểm sát việc thi hành của từng bản án, quyết định.

- Chức năng giám sát: Tự động tính toán các loại thời hạn giao, gửi, thời hạn giải quyết của Tòa án, qua đó thông báo các trường hợp quá hạn giải quyết, chuẩn bị ở phiên tòa, phiên họp.

- Tập hợp vi phạm: Các vi phạm về thời hạn của Tòa án đã giám sát sẽ được đánh dấu; các vi phạm khác khi giải quyết cũng dễ dàng được tập hợp, thuận lợi cho việc ban hành kiến nghị, kháng nghị.

- Tự động soạn thảo văn bản: Đây là chức năng giúp cán bộ, Kiểm sát viên tiết kiệm rất nhiều thời gian. Các quyết định phân công, phiếu kiểm sát thông báo thụ lý, phiếu kiểm sát thông báo trả lại đơn khởi kiện, phiếu kiểm sát quyết định hòa giải đối thoại tại Tòa án sẽ được tự động soạn thảo đúng mẫu của VKSND tối cao, cán bộ, Kiểm sát viên không cần soạn thảo, chỉ cần mở ra và in.

Bên cạnh đó, còn có các chức năng: Tự động thống kê, in sổ và hỗ trợ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành.

- Phần mềm Sổ thụ lý điện tử kiểm sát tiếp nhận, giải quyết nguồn tin về tội phạm:

Phần mềm có các chức năng chủ yếu sau:

- Chức năng tra cứu: Xuất ra các danh sách các nguồn tin tạm đình chỉ, đang giải quyết, đã giải quyết xong...

- Chức năng giám sát: Tự động tính toán các loại thời hạn chuyển hồ sơ của Công an xã, thời hạn gửi thông báo tiếp nhận, thời hạn giải quyết của Cơ quan điều tra, qua đó thông báo các trường hợp sắp hết hạn, quá hạn giải quyết.

- Tập hợp vi phạm: Các vi phạm về thời hạn của Công an xã, Cơ quan điều tra sẽ được lưu lại; các vi phạm khác khi giải quyết cũng dễ dàng được tập hợp, thuận lợi cho việc ban hành kiến nghị, kháng nghị.

Cũng như các phần mềm nêu trên, phần mềm này cũng có chức năng tự động soạn thảo văn bản, tự động thống kê, cung cấp số liệu báo cáo, in sổ và hỗ trợ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành.

Tương tự các phần mềm đã xây dựng, VKSND thành phố Hải Phòng còn xây dựng phần mềm hỗ trợ công tác kiểm sát tạm giữ, tạm giam; phần mềm Sổ thụ lý điện tử kiểm sát thi hành án dân sự.

Hiệu quả đạt được khi sử dụng các phần mềm công nghệ thông tin trong hoạt động nghiệp vụ

Ngay từ khi thí điểm sử dụng, phần mềm Sổ thụ lý diện tử kiểm sát thi hành án hình sự đã đem lại nhiều hiệu quả tích cực; không chỉ giúp tăng cường công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Viện, mà còn giúp Kiểm sát viên và các cán bộ giúp việc trong công tác kiểm sát thi hành án hình sự tăng hiệu quả công việc, rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động kiểm sát so với trước đây, nhất là thời gian soạn thảo văn bản, báo cáo, thống kê. Quá trình ứng dụng phần mềm đã hỗ trợ đơn vị trong việc tổng hợp vi phạm, ban hành được nhiều kiến nghị khắc phục vi phạm đối với các cơ quan Tòa án, cơ quan Thi hành án hình sự và các Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn; tự động soạn thảo các phiếu kiểm sát và nhiều thông báo, yêu cầu, văn bản nghiệp vụ khác. Quá trình thí điểm sử dụng, các phần mềm đã tự động soạn thảo 162 quyết định phân công, 162 phiếu kiểm sát thông báo thụ lý, 42 phiếu kiểm sát thông báo trả lại đơn khởi kiện, 150 phiếu kiểm sát quyết định hòa giải đối thoại tại Tòa án, tự động thực hiện các kỳ thống kê, cung cấp số liệu các kỳ báo cáo, hỗ trợ tổng hợp vi phạm ban hành 02 kiến nghị đối với Tòa án trong công tác giải quyết vụ việc dân sự; hỗ trợ kiểm sát hơn 280 nguồn tin về tội phạm, tự động soạn thảo hơn 340 quyết định phân công Phó Viện trưởng và Kiểm sát viên, tự động thực hiện các kỳ thống kê, cung cấp số liệu các kỳ báo cáo; tự động phát hiện các vi phạm về thời hạn, hỗ trợ tổng hợp vi phạm ban hành 02 kiến nghị đối với Cơ quan điều tra trong công tác tiếp nhận, giải quyết nguồn tin về tội phạm...

Với những kết quả đạt được cụ thể như trên, có thể nói việc nghiên cứu xây dựng một số phần mềm công nghệ thông tin trong hoạt động nghiệp vụ tại VKSND thành phố Hải Phòng là một cách làm hay, sáng tạo, góp phần nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức cho công chức trong các khâu công tác kiểm sát. Đây cũng là xu hướng phát triển chung mà ngành Kiểm sát đang chỉ đạo áp dụng trong giai đoạn hiện nay, đưa ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số vào hoạt động của Viện kiểm sát các cấp, hướng đến xây dựng Viện kiểm sát điện tử, Viện kiểm sát số, đáp ứng yêu cầu thực hiện chức năng, nhiệm vụ trong tình hình mới.

Kinh nghiệm xây dựng phần mềm công nghệ thông tin trong hoạt động nghiệp vụ

Các phần mềm do VKSND thành phố Hải Phòng xây dựng đều dựa trên các nguyên tắc: Tiện lợi về thời gian; nhiều tiện ích trong ứng dụng; không trùng lặp, chồng chéo với các phần mềm đã được VKSND tối cao xây dựng. Chúng tôi chia sẻ một số kinh nghiệm sau:

- Hạn chế tối đa các dữ liệu cần nhập: Chỉ nhập các thông tin chọn lọc, được sử dụng nhiều lần, không nhập dàn trải gây mất thời gian mà không đạt hiệu quả cao. Quá trình xây dựng phần mềm, đơn vị đã cân nhắc từng trường dữ liệu khi đưa vào phần mềm, những trường dữ liệu không có giá trị sử dụng, hoặc ít sử dụng sẽ bị loại bỏ, không đưa vào phần mềm. Những trường dữ liệu có thể tính toán được sẽ được phần mềm tự động cập nhật. Ví dụ: Khi nhập ngày Tòa án và Viện kiểm sát thụ lý vụ việc, phần mềm sẽ tự động tính toán thời hạn Tòa án phải gửi thông báo thụ lý cho Viện kiểm sát, thời hạn giải quyết vụ việc, tự động phát hiện vi phạm nếu Tòa án có vi phạm, tự động cập nhật nội dung về thời hạn trong phiếu kiểm sát và tổng hợp kiến nghị...

- Môi trường dữ liệu đã nhập sẽ liên kết với nhau và phục vụ nhiều công việc khác nhau:

Theo thống kê khi xây dựng phần mềm, trung bình mỗi trường dữ liệu đã nhập sẽ được sử dụng khoảng 50 lần/năm, có nhiều trường dữ liệu sử dụng không dưới 100 lần/năm. Ví dụ: Trường “Ngày thụ lý” sẽ được sử dụng để tính toán các loại thời hạn, soạn thảo phiếu kiểm sát, quyết định phân công, phát hiện và tổng hợp các vi phạm, điền vào sổ thụ lý (để in), dùng để tính toán từng tiêu chí liên quan trong tất cả các kỳ báo cáo, thống kê, phục vụ tra cứu các vụ việc đang giải quyết, tạm đình chỉ... 

Dựa trên nguyên tắc trên, các phần mềm do VKSND thành phố Hải Phòng xây dựng đã rút ngắn rất nhiều thời gian làm việc của Kiểm sát viên, Kiểm tra viên, đồng thời đảm bảo chất lượng, hiệu quả công việc, đặc biệt là đối với Kiểm sát viên, Kiểm tra viên được phân công thụ lý các công tác kiểm sát, tiết kiệm thời gian đến 50% so với cách làm việc thủ công. Trong trường hợp nếu VKSND tối cao chấp nhận sổ thụ lý được in từ phần mềm mà không cần Sổ viết tay thì có thể tiết kiệm thêm thời gian trong việc cập nhật vào sổ.

Các tiện ích của phần mềm phải phục vụ thiết thực cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Kiểm sát viên, Kiểm tra viên và không không trùng lặp, chồng chéo với các phần mềm đã được VKSND tối cao xây dựng, tránh việc lãng phí về nguồn lực. 

- Phương pháp và thuật toán xây dựng phần mềm:

Các phần mềm sử dụng ngôn ngữ lập trình VBA (Visual Basic for Applications) tích hợp sẵn trên các ứng dụng của Microsoft Office. Đồng thời, phần mềm chạy trên nền Excel nên có đầy đủ ưu điểm khi sử dụng Excel. Phần mềm có thể sử dụng trên hầu hết mọi hệ điều hành như Windows, Linux, Mac OS,… miễn là có cài đặt Excel và Word (các ứng dụng văn phòng hầu như có sẵn trên máy tính), không cần kết nối internet vẫn sử dụng được bình thường. Do được xây dựng trên nền của Excel nên giao diện quen thuộc, trực quan, dễ dàng làm quen và thao tác, sử dụng. Ngoài các chức năng đã được xây dựng sẵn, người sử dụng có thể khai thác dữ liệu (phần tích dữ liệu, tra cứu, trích xuất, thống kê, lập biểu đồ...) qua các chức năng có sẵn của Excel không giới hạn. 

Trong các phương pháp xây dựng phần mềm, đây là phương pháp đơn giản và thuận tiện nhất trong việc khai thác dữ liệu. Tuy nhiên, các phần mềm này không được xây dựng trên nền tảng web, nên khả năng liên kết, khai thác dữ liệu giữa cấp trên và cấp dưới còn hạn chế. Về lâu dài, VKSND thành phố Hải Phòng sẽ nâng cấp dần các phần mềm trên nền tảng Web để tối đa hóa hiệu quả sử dụng của các phần mềm này.

Riêng đối với phần mềm Sổ thụ lý điện tử kiểm sát thi hành án hình sự đã được VKSND thành phố Hải Phòng chuyển hóa trên nền tảng web, sử dụng công nghệ mới, tiên tiến mang lại sự bảo mật cao. Người dùng có tài khoản đăng nhập và mật khẩu riêng để đăng nhập và xem, cập nhật dữ liệu vào phần mềm. Cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình phần mềm được sử dụng: Visual Studio.NET - ASP.NET; Microsoft SQL Server; Unicode Font.