Hướng dẫn thực thi Công ước La Hay về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài

Nghị định quy định về thẩm quyền, trình tự, thủ tục cấp chứng nhận Apostille đối với giấy tờ công của Việt Nam; việc tiếp nhận, sử dụng tại Việt Nam giấy tờ công đã được cấp chứng nhận Apostille của quốc gia thành viên Công ước; đồng thời quy định việc xác minh chứng nhận Apostille và quản lý nhà nước trong thực thi Công ước.

Theo Nghị định, chứng nhận Apostille là chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc của quốc gia thành viên Công ước Apostille cấp nhằm xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công, bao gồm tính xác thực của chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người ký và con dấu hoặc dấu đóng trên giấy tờ công (nếu có).

Nghị định khẳng định, chứng nhận Apostille không xác nhận nội dung hoặc hình thức của giấy tờ công. Chứng nhận này chỉ áp dụng đối với giấy tờ công lưu thông giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên Công ước Apostille có quan hệ áp dụng với Việt Nam.

Đối với đối tượng đề nghị cấp chứng nhận Apostille, Nghị định quy định cơ quan, tổ chức, cá nhân đều có thể đề nghị cấp chứng nhận Apostille đối với giấy tờ, tài liệu của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền.

Tuy nhiên, người đề nghị cấp chứng nhận Apostille cho giấy tờ, tài liệu của người khác phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của việc nộp, sử dụng giấy tờ, tài liệu và có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân cũng như các quy định pháp luật có liên quan.

Hướng dẫn thực thi Công ước Apostille.

Quy định rõ phạm vi giấy tờ được cấp chứng nhận Apostille và phương thức thực hiện thủ tục

Nghị định quy định cụ thể các loại giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille.

Theo đó, nhóm thứ nhất là các giấy tờ do cơ quan hoặc người có thẩm quyền trong hoạt động tố tụng, thi hành án lập, ban hành hoặc chứng nhận theo quy định của pháp luật qua các thời kỳ. Nhóm này bao gồm bản án, quyết định, văn bản tố tụng của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cơ quan điều tra; các quyết định, biên bản, văn bản của cơ quan quản lý thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án hình sự; vi bằng và các văn bản khác do Thừa phát lại, Thừa hành viên lập khi thực hiện nhiệm vụ.

Nhóm thứ hai là các giấy tờ hành chính do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận theo quy định của pháp luật, gồm giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch, nuôi con nuôi; phiếu lý lịch tư pháp; văn bằng, chứng chỉ, giấy xác nhận kết quả học tập, nghiên cứu; giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận y tế, kết luận giám định y khoa và các giấy tờ y tế khác; cùng các giấy tờ hành chính khác do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức được Nhà nước phân cấp, ủy quyền thực hiện dịch vụ công cấp hoặc chứng nhận.

Ngoài ra, Nghị định còn quy định văn bản công chứng theo pháp luật về công chứng qua các thời kỳ, bao gồm hợp đồng, giao dịch, bản dịch và bản sao đã được công chứng; văn bản chứng thực theo quy định của pháp luật về chứng thực như chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch, chứng thực hợp đồng, giao dịch cũng thuộc phạm vi được cấp chứng nhận Apostille.

Bên cạnh đó, các giấy tờ công khác do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của Việt Nam lập, cấp hoặc chứng nhận trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật cũng thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille, trừ các trường hợp pháp luật quy định không thuộc diện được cấp.

Nghị định cũng quy định rõ các trường hợp không thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille, bao gồm giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của Việt Nam lập, cấp trong quá trình thực hiện chức năng ngoại giao, lãnh sự; giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan, trừ trường hợp được quy định; giấy tờ không do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận theo chức năng, nhiệm vụ và chưa được công chứng, chứng thực; giấy tờ công do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của nước ngoài lập, cấp hoặc chứng nhận.

Về thủ tục thực hiện, Nghị định quy định hai phương thức nộp hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille. Người có yêu cầu có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc thông qua dịch vụ bưu chính; hoặc nộp hồ sơ trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc thông qua Ứng dụng định danh quốc gia.

Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille

Theo Nghị định số 293/2026/NĐ-CP, Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam.

Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định cụ thể cơ quan trực tiếp thực hiện việc cấp chứng nhận Apostille (Cơ quan cấp Apostille), đồng thời quy định tiêu chí, điều kiện và lộ trình phân cấp thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định của pháp luật về tổ chức Chính phủ và pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương.

Nghị định cũng quy định rõ trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh khi được phân cấp thực hiện nhiệm vụ cấp chứng nhận Apostille.

Việc cấp chứng nhận Apostille được thực hiện tại trụ sở của Cơ quan cấp Apostille theo quy định của Nghị định.

Việc ban hành Nghị định số 293/2026/NĐ-CP tạo cơ sở pháp lý thống nhất cho việc thực thi Công ước Apostille tại Việt Nam, quy định rõ phạm vi giấy tờ được cấp chứng nhận Apostille, thẩm quyền, trình tự, thủ tục thực hiện cũng như cơ chế tiếp nhận, sử dụng giấy tờ công đã được cấp chứng nhận Apostille, góp phần bảo đảm việc áp dụng Công ước được thực hiện đồng bộ, đúng quy định của pháp luật.