Sự cần thiết xây dựng khung pháp lý về công chứng điện tử

1. Khái quát về công chứng điện tử

Công chứng điện tử (CCĐT) được hiểu là hình thức công chứng được Công chứng viên thực hiện trên môi trường điện tử và bằng phương thức điện tử, với nền tảng là thông tin và quy trình được số hóa, để tạo ra văn bản CCĐT phục vụ cho các giao dịch. Theo đó, CCĐT có những đặc điểm pháp lý chủ yếu như sau:

Thứ nhất, CCĐT vẫn mang những đặc điểm của công chứng truyền thống như: Chủ thể là Văn phòng công chứng, Công chứng viên; chức năng là nhằm đảm bảo giá trị pháp lý cho các giao dịch, an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, phòng ngừa tranh chấp; đối tượng là giao dịch dân sự.

Thứ hai, CCĐT có những đặc điểm riêng, bao gồm:

- Về môi trường công chứng, CCĐT được thực hiện trong môi trường điện tử (Cyberspace) - là một miền toàn cầu và động, có mục đích là tạo, lưu trữ, sửa đổi, trao đổi, chia sẻ và trích xuất, sử dụng, loại bỏ thông tin và vượt qua giới hạn về tính hiện hữu. Nhìn chung, sự tiếp xúc (hoặc gặp gỡ, xử lý thông tin) giữa các chủ thể của hoạt động CCĐT là sự ứng dụng các giải pháp công nghệ, giúp cho Công chứng viên thực hiện quy trình công chứng (xác minh, tạo lập chứng cứ bằng văn bản và lưu trữ chứng cứ) dưới dạng số, nhưng vẫn mang lại đầy đủ giá trị pháp lý như văn bản được lập theo cách thức truyền thống.

- Về phương thức công chứng, CCĐT sử dụng phương tiện điện tử và dữ liệu điện tử (hay còn gọi là dữ liệu đã được mã hóa). Trong đó, phương tiện điện tử được hiểu là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự; dữ liệu được số hóa là dữ liệu sử dụng công nghệ mã hóa nhằm đảm bảo vừa có thể khai thác được công dụng của dữ liệu, vừa đảm bảo quyền riêng tư của chủ thể dữ liệu. Theo cách hiểu này, dữ liệu điện tử là việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hoặc thông tin bên ngoài mà Công chứng viên thu thập được thành những dữ liệu dạng mã hóa bằng ngôn ngữ máy tính và lưu trữ như: Dữ liệu về tài sản, lịch sử giao dịch, chủ thể tham gia giao dịch, năng lực tài chính, biến động pháp lý của tài sản… Nhờ các dữ liệu điện tử mà quá trình truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm, xử lý dữ liệu bằng phương tiện điện tử hoặc lưu trữ trên các nền tảng công nghệ mới được tối ưu. Do đó, dữ liệu công chứng là nguồn tài nguyên có ý nghĩa quan trọng, công cụ giúp Công chứng viên thực hiện chức năng của mình. Hay nói cách khác, đó là “tài sản” của ngành công chứng, một loại tài sản cần có sự quản lý từ Nhà nước để bảo vệ, phát triển và khai thác dưới sự điều chỉnh của pháp luật.

- Về thời gian và địa điểm thực hiện công chứng, hiệu quả của CCĐT được thể hiện bởi khả năng tiếp cận và xử lý thông tin chính xác, nhanh chóng và dễ dàng; xóa bỏ mọi khoảng cách về mặt địa lí giữa các bên tham gia giao dịch với Công chứng viên. Đây vừa là đặc điểm, vừa là sự ưu việt của CCĐT so với các hình thức khác.

- Về sản phẩm của hoạt động CCĐT: Là văn bản công chứng tồn tại trong môi trường điện tử và được lưu trữ bởi công nghệ mã hóa khiến việc lưu trữ trở nên dễ dàng với thời gian lâu dài và đảm bảo tối đa tính toàn vẹn của tài liệu. Văn bản CCĐT được tổ chức công chứng lưu trữ trong hệ thống nội bộ và có thể được chia sẻ lên kho dữ liệu công chứng quốc gia. Đồng thời, việc lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử còn giúp các cơ quan hữu quan muốn truy xuất tài liệu công chứng tiết kiệm thời gian, công sức.

2. Một số bất cập của hoạt động công chứng truyền thống ở Việt Nam hiện nay

Qua gần 10 năm thi hành Luật công chứng năm 2014, các tổ chức hành nghề công chứng cả nước đã công chứng được hơn 24 tỉ việc. Tuy nhiên, hoạt động công chứng truyền thống còn có một số vướng mắc, bất cập như sau:

Thứ nhất, quy trình công chứng còn chưa tinh gọn, cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng phải dành nhiều thời gian để chờ đợi, đặc biệt là ở các thành phố lớn hoặc các địa phương phát triển về kinh doanh bất động sản; việc tiếp nhận yêu cầu công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng trở nên quá tải, thậm chí còn gây bức xúc cho người dân.

Thứ hai, Công chứng viên còn bị hạn chế trong việc tiếp cận tất cả các thông tin, dữ liệu cần thiết một cách nhanh chóng, dẫn đến sai sót trong quá trình xác thực thông tin liên quan đến giao dịch.

Ví dụ: Vụ án “người giả - giấy thật”. Bằng các thủ đoạn lừa đảo, P đã đánh tráo được giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bản thật của vợ chồng H bằng bản giả. Sau đó, P đã thuê A và T đóng giả vợ chồng H (với giấy tờ tùy thân giả mạo) kí giấy bán mảnh đất trên cho một người khác với giá 02 tỉ đồng. Việc mua bán được xác thực tại một Văn phòng công chứng ở quận H6.

Có thể thấy, trong vụ việc trên, Văn phòng công chứng và Phòng tài nguyên và môi trường căn cứ vào giấy chứng nhận quyền sử dụng đất các đối tượng cung cấp là giấy tờ thật nên rất khó để phát hiện ra hành vi lừa đảo, gian dối của người yêu cầu công chứng. Nguyên nhân một phần là do Công chứng viên chưa được tiếp cận công cụ truy xuất dữ liệu cá nhân của người yêu cầu công chứng đầy đủ, nên không thể xác thực được chủ thể yêu cầu công chứng là giả. Hành vi gian dối của các đối tượng được thực hiện tinh vi khiến các Công chứng viên và cơ quan nhà nước không thể phát hiện, trực tiếp gây thiệt hại cho chủ thể có giấy tờ và chủ thể tham gia giao dịch… Tình trạng này có thể được khắc phục khi CCĐT được công nhận và triển khai, bởi hoạt động công chứng khi đó sẽ được tiến hành dựa trên việc khai thác kho dữ liệu quốc gia về dân cư, tài sản, giao dịch liên quan đến tài sản, có sự so sánh, đối chiếu, xác thực giữa dữ liệu mà các bên tham gia yêu cầu công chứng với dữ liệu gốc.

Thứ ba, Điều 62 Luật công chứng năm 2014 quy định về “cơ sở dữ liệu công chứng” ở góc độ khá hẹp: Cơ sở dữ liệu công chứng gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng. Thực tế, hoạt động công chứng yêu cầu cơ sở dữ liệu phải chứa đựng cả các thông tin quan trọng khác, điển hình như thông tin về cá nhân, pháp nhân tham gia giao dịch. Bên cạnh đó, pháp luật hiện hành quy định cơ quan xây dựng dữ liệu là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; dẫn tới mỗi tỉnh, thành phố ban hành quy chế khác nhau và xảy ra tình trạng thiếu công bằng trong tiếp cận thông tin phục vụ chuyên môn của Công chứng viên.

Thứ tư, hệ thống lưu trữ hồ sơ công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng còn thủ công với số lượng hồ sơ lớn, tiềm ẩn nhiều nguy cơ thất lạc, cháy nổ, mối mọt tài liệu, mất thời gian để truy xuất khi cần thiết; chưa có sự đồng bộ, phối hợp giữa các tổ chức hành nghề công chứng trên toàn quốc do mỗi tỉnh, thành phố lựa chọn một nền tảng công nghệ khác nhau, tiêu chuẩn thiết kế, chức năng, nhiệm vụ của cơ sở dữ liệu cũng khác nhau, không liên thông được với nhau.

3. Đề xuất xây dựng khung pháp lý về công chứng điện tử ở Việt Nam

Hiện nay, CCĐT đang dần phủ sóng ở nhiều quốc gia, có thể kể đến là Hoa Kỳ, Indonesia, Nhật Bản, một số quốc gia tại Liên minh Châu Âu… Việt Nam cũng không nằm ngoài xu hướng đó, với kì vọng CCĐT sẽ vừa kế thừa những thành tựu của CCĐT thế giới, vừa linh hoạt nhằm phù hợp với tình hình kinh tế - pháp lý - xã hội trong nước và khắc phục những bất cập của công chứng truyền thống, tác giả đề xuất xây dựng khung pháp lý về CCĐT ở Việt Nam với một số nội dung sau:

Thứ nhất, cần công nhận giá trị pháp lý của CCĐT. Xu hướng mới của thế giới, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại và thủ tục hành chính là sử dụng văn bản, dữ liệu pháp lý dưới dạng số, mà không còn là văn bản giấy. Cơ sở của việc công nhận giá trị pháp lý của CCĐT ở nước ta là pháp luật hiện hành có quy định và chấp nhận cách thức sử dụng các loại văn bản điện tử. Việc ghi nhận giá trị pháp lý của CCĐT vừa nằm trong xu thế chung của ngành tư pháp quốc tế, vừa tạo cơ hội mở rộng giao thương, kết nối thủ tục hành chính hai chiều giữa trong nước với nước ngoài. Điều này mở ra khả năng công nhận giá trị pháp lý của văn bản công chứng hoặc tài liệu, giấy tờ được chứng thực giữa các quốc gia khác nhau mà không cần thông qua hợp pháp hóa lãnh sự7.

Thứ hai, cần quy định cụ thể trình tự CCĐT. Khác với công chứng truyền thống, CCĐT hoạt động trên môi trường số, tất yếu sẽ có những điểm khác biệt. Để đảm bảo yêu cầu của hoạt động công chứng và giá trị pháp lý của văn bản công chứng, quy trình CCĐT cần được quy định rõ ràng về: Có thể tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng từ xa không; phần mềm nào tạo các cuộc họp giữa Công chứng viên và các bên yêu cầu công chứng; việc xác minh các đối tượng liên quan đến giao dịch tiến hành như thế nào; tạo lập, mã hóa và lưu trữ văn bản CCĐT bằng công cụ nào; có thể áp dụng nhiều hơn một hình thức công chứng cho một giao dịch không, nếu có thì phải tiến hành như thế nào khi mỗi bên yêu cầu một hình thức công chứng khác nhau; thời hạn công chứng là bao lâu?…

Tác giả kiến nghị tham khảo quy trình công chứng được đề cập trong Luật mô hình CCĐT năm 20178 (MENA 2017) của Hoa Kỳ gồm 05 bước: (1) Người yêu cầu gửi yêu cầu, hồ sơ, các thông tin liên quan đến giao dịch cần công chứng và đặt lịch CCĐT; (2) Tiếp nhận CCĐT, phân công Công chứng viên thực hiện công chứng; (3) Tiến hành CCĐT qua các phiên họp. Tại phiên họp, Công chứng viên áp dụng các công cụ xác minh danh tính và sử dụng quyền tiếp cận, khai thác kho dữ liệu nhằm đối chiếu, xác minh tính xác thực của dữ liệu các bên cung cấp với kho dữ liệu gốc; (4) Thực hiện sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc chấm dứt giao dịch (nếu có); (5) Trả tài liệu đã được công chứng cho người yêu cầu và lưu trữ hồ sơ trên hệ thống lưu trữ.

Thứ ba, cần bổ sung tiêu chuẩn Công chứng viên hoạt động CCĐT. Chủ thể trung tâm thực hiện và chịu trách nhiệm chính trong hoạt động CCĐT là Công chứng viên, nên cần đặt ra vấn đề về năng lực chủ thể của Công chứng viên trong hình thức công chứng mới này. Theo tác giả, ngoài 05 điều kiện tại Điều 8 Luật công chứng năm 2014, cần bổ sung quy định liên quan đến năng lực ứng dụng công nghệ, năng lực khai thác và xử lý thông tin từ cơ sở dữ liệu đối với CCĐT. Điều đó đồng nghĩa với việc phải bổ sung nội dung bồi dưỡng nghề công chứng9 liên quan đến các kĩ năng ứng dụng phương tiện điện tử, xác minh thông tin giao dịch trực tuyến...

Thứ tư, cần quy định về cơ sở dữ liệu công chứng và hệ thống lưu trữ công chứng thống nhất trên toàn quốc sao cho các cơ sở dữ liệu tương thích, liên thông với nhau. Cách hiểu về cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định hiện hành còn khá hẹp. Theo tác giả, cơ sở dữ liệu công chứng là tổng hợp của 03 nhóm cơ sở dữ liệu: (i) Về chủ thể tham gia giao dịch; (ii) Về thông tin và tình trạng của tài sản là đối tượng giao dịch; (iii) Về lưu trữ tài liệu công chứng cấp quốc gia. Theo đó, thay vì Ủy ban nhân dân mỗi tỉnh tự xây dựng cơ sở dữ liệu riêng và ban hành quy chế sử dụng thì cần giao cho cơ quan nhà nước cấp trung ương tạo lập, quản lý và ban hành quy chế sử dụng thống nhất trên cả nước. Điều này nhằm tạo sự công bằng trong tiếp cận thông tin, cũng như giảm thiểu các chi phí trong quá trình xây dựng và vận hành cơ sở dữ liệu.

Thứ năm, cần quy định cụ thể về quyền, nghĩa vụ của chủ thể tạo lập, quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu như: Thẩm quyền và thời hạn nhập, khai thác, sửa đổi, bổ sung, truy xuất dữ liệu; trách nhiệm pháp lý phát sinh khi xảy ra vi phạm trong việc quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng...; mở rộng đối tượng được phép truy cập, khai thác cơ sở dữ liệu, không chỉ giữa các cơ quan nhà nước mà cần có các tổ chức hành nghề công chứng.