Quy định mới về viết tắt, viết hoa trong văn bản hành chính

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP được ban hành 05 tháng 3 năm 2020 với 7 chương 38 điều quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư. Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức); tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.

Nghị định đã đưa ra rất nhiều quy định mới về thể thức trình bày trong một văn bản hành chính như viện dẫn các quy định pháp luật; viết tắt, viết hoa trong văn bản hành chính; chữ ký và chữ ký số trong văn bản …

Trong các văn bản hành chính cũng như các bài viết thông thường, việc viện dẫn các quy định pháp luật là khá phổ biến. Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã có quy định Quy tắc viện dẫn quy định pháp luật trong văn bản hành chính, cụ thể theo Phần I- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, theo đó khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

Trước đây, theo hướng dẫn tại Thông tư 01/2011/TT-BNV thì “Trường hợp viện dẫn các điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của điều, khoản, điểm”. Có nghĩa, theo quy định mới, khi viện dẫn thì không viết hoa chữ cái đầu của “điểm, khoản” nữa.

Bên cạnh đó, Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng có nhiều thay đổi về các trường hợp bắt buộc phải viết hoa trong văn bản hành chính, cụ thể, viết hoa vì phép đặt câu: viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh; viết hoa danh từ riêng chỉ tên người; viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử; viết hoa tên địa lý; viết hoa tên cơ quan, tổ chức; viết hoa các trường hợp khác … chi tiết được quy định tại Phụ lục II kèm theo Nghị định này.

Nghị định Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng quy định về cách viết tắt trong văn bản hành chính. Theo đó, quy định văn bản hành chính gồm 27 loại với quy ước viết tắt cụ thể: đối với loại văn bản hành chính như Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế,Quy định … sẽ được viết tắt là NQ, QĐ, CT, QC, QyĐ… chi tiết được quy định tại Phụ lục III kèm theo Nghị định này.

Một nội dung nổi bật khác được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP đó là quy định về chữ ký của người có thẩm quyền. Theo đó, Nghị định quy định rõ, hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký..

Ngoài ra, Nghị định còn sửa đổi quy định về các loại văn bản hành chính, theo đó, chỉ còn 29 loại văn bản hành chính thay vì 32 loại như tại Nghị định 09/2010/NĐ-CP, cụ thể bỏ các loại văn bản sau khỏi danh sách các loại văn bản hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành thay thế cho Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.