Các hình thức cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số

Cung cấp Danh mục tài liệu lưu trữ từ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Danh mục tài liệu lưu trữ từ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ (viết tắt là Danh mục tài liệu lưu trữ) được hình thành theo từng chủ đề cụ thể do người dùng yêu cầu trên Hệ thống, được trích xuất từ Hệ thống và được sắp xếp theo một trình tự logic nhất định.

Thông tin về hồ sơ, tài liệu được thống kê trong Danh mục tài liệu lưu trữ được cung cấp cho người dùng tối đa không vượt quá bốn trường tin.

Trường hợp Hệ thống có chức năng đa ngôn ngữ, Danh mục tài liệu lưu trữ được thể hiện bằng các ngôn ngữ khác nhau theo yêu cầu của người dùng.

Ảnh minh họa.

Cung cấp thông tin trích xuất từ tài liệu lưu trữ số

Thông tin trích xuất từ tài liệu lưu trữ số được thể hiện bằng tài liệu thống kê nội dung về một chủ đề cụ thể theo yêu cầu của người dùng; mỗi nội dung được trích xuất nguyên văn từ tài liệu lưu trữ số; có chỉ dẫn địa chỉ lưu trữ và giữ được liên kết đến tài liệu lưu trữ gốc.

Thông tin trích xuất từ tài liệu lưu trữ số được xác thực bởi cơ quan, tổ chức quản lý Hệ thống khi cung cấp cho người dùng.

Trường hợp Hệ thống có chức năng đa ngôn ngữ, thông tin trích xuất từ tài liệu lưu trữ số được thể hiện bằng các ngôn ngữ khác nhau theo yêu cầu của người dùng.

Cung cấp thông tin tổng hợp từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Thông tin tổng hợp từ tài liệu lưu trữ số được thể hiện bằng báo cáo tổng hợp về một chủ đề cụ thể theo yêu cầu của người dùng; được trích xuất từ Hệ thống; được tổng hợp và biên tập tự động bởi Hệ thống; mỗi đoạn nội dung trong báo cáo có chỉ dẫn địa chỉ lưu trữ và giữ được liên kết đến tài liệu lưu trữ gốc; có xác thực của cơ quan quản lý Hệ thống.

Thông tin tổng hợp từ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thể hiện bằng báo cáo thống kê số liệu thông minh có định hướng về tài liệu lưu trữ, tình hình quản lý tài liệu lưu trữ và đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ; được trích xuất từ Hệ thống theo yêu cầu của người dùng.

Trường hợp Hệ thống có chức năng đa ngôn ngữ, thông tin tổng hợp từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thể hiện bằng các ngôn ngữ khác nhau theo yêu cầu của người dùng.

Thông tư nêu rõ, tùy thuộc vào năng lực xử lý của Hệ thống, người đứng đầu cơ quan quản lý Hệ thống quyết định số lượng hồ sơ, tài liệu cung cấp đối với từng hình thức quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều 44 của Thông tư này cho một lần yêu cầu. Thẩm quyền cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số được thực hiện theo thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ.

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2025. Bãi bỏ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Trường hợp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số đã hình thành trong Hệ thống có cấu trúc dữ liệu theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV vẫn tiếp tục được lưu trữ cho đến khi được chuyển đổi sang cấu trúc dữ liệu theo quy định tại Thông tư này. Trường hợp Hệ thống đã được xây dựng đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV , cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nâng cấp đáp ứng yêu cầu quy định tại Thông tư này, bảo đảm thực hiện phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến toàn trình. Trường hợp nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số chưa được quy định tại Thông tư này, cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện theo quy định chung về nghiệp vụ lưu trữ tại Luật Lưu trữ, các quy định của pháp luật khác có liên quan và hướng dẫn nghiệp vụ của cơ quan có thẩm quyền.