VKSND TP. Bắc Ninh xây dựng và ứng dụng hiệu quả “Phần mềm Quản lý tin báo, tố giác tội phạm”

Thời gian qua, một số đơn vị trong ngành Kiểm sát nói chung và tỉnh Bắc Ninh nói riêng đã xây dựng quản lý tin báo, tố giác tội phạm trên ứng dụng Excel, phần mềm sổ điện tử, tuy nhiên, các phần mềm này mới chỉ thực hiện tốt việc thống kê; việc quản lý và thống kê tố giác, tin báo về tội phạm và kiến nghị khởi tố nói chung và tin báo tạm đình chỉ giải quyết nói riêng, quản lý thao tác của Kiểm sát viên trong việc thực hành quyền công tố về tin báo (Yêu cầu khởi tố, yêu cầu hủy bỏ quyết định khởi tố, yêu cầu hủy bỏ quyết định không khởi tố, yêu cầu xác minh…), kiểm sát hoạt động tư pháp về tin báo (Việc tiếp nhận, thụ lý, phân công, kiến nghị...) và quản lý nội dung của các Quyết định tạm đình chỉ, Yêu cầu xác minh…. chưa có phần mềm theo dõi, quản lý công tác một cách tối ưu.

Ngoài ra, theo hệ thống sổ sách về khâu kiểm sát thụ lý và giải quyết tin báo, tố giác tội phạm hiện hành thì các đơn vị cấp huyện đang có hệ thống sổ gồm: Sổ tiếp nhận tố giác, tin báo về tội phạm và kiến nghị khởi tố (Sổ 1); sổ đăng ký quyết định và văn bản về người tiến hành tố tụng, người tham gia tố tụng giai đoạn giải quyết tố giác, tin báo về tội phạm (Sổ 2); sổ thực hành quyền công tố, kiểm sát việc tiếp nhận giải quyết tin báo, tố giác tội phạm, kiến nghị khởi tố (Sổ 3). Điều này đồng nghĩa với việc, để theo dõi toàn diện quá trình giải quyết 1 tin báo thì Kiểm sát viên phụ trách công tác kiểm sát tin báo phải theo dõi trên cả 3 quyển sổ, dẫn đến quá trình theo dõi không liên tục, việc tìm kiếm mất nhiều thời gian.

Do vậy, nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào công tác quản lý chỉ đạo điều hành, giúp cho việc quản lý danh sách các trường hợp Cơ quan điều tra ra Quyết định tạm đình chỉ tố giác, tin báo và Kiến nghị khởi tố được đầy đủ, chặt chẽ, kịp thời; phục vụ cho việc đối chiếu số liệu liên ngành và tổng hợp báo cáo cụ thể hàng tháng, thống kê 6 tháng và hằng năm, qua đó thực hiện tốt công tác quản lý tin báo, quản lý hồ sơ, tránh thất lạc, bỏ sót, đồng thời, giúp cho Lãnh đạo Viện quản lý chặt chẽ thời hạn cũng như các thao tác và nội dung các thao tác nghiệp vụ của Kiểm sát viên, VKSND TP. Bắc Ninh đã mạnh dạn xây dựng và đưa ra giải pháp chuyển đổi số quy trình nghiệp vụ Quản lý tố giác, tin báo về tội phạm bằng “Phần mềm quản lý tin báo, tố giác tội phạm”, và bước đầu đã đưa vào sử dụng có hiệu quả.

Biểu tượng phần mềm trên Destop, khi click vào biểu tượng thì giao diện của phần mềm sẽ hiện ra. Tại giao diện này, người dùng sẽ đăng nhập tên và mật khẩu để sử dụng phần mềm.

Phần mềm quản lý tin báo giữ vai trò quản lý tình hình thụ lý, giải quyết tố giác, tin báo về tội phạm của từng Kiểm sát viên, từng Điều tra viên, từng bộ phận trong đơn vị; nắm bắt chính xác số lượng, tình trạng giải quyết hồ sơ một cách chi tiết, cụ thể như: Trường hợp gần hết hạn, quá hạn giải quyết, tạm đình chỉ, lý do tạm đình chỉ, nội dung yêu cầu xác minh, kiến nghị…. Qua phần mềm quản lý, lãnh đạo, cán bộ, Kiểm sát viên dễ dàng tìm kiếm, khai thác thông tin hồ sơ tố giác, tin báo về tội phạm, như: Nội dung chi tiết, nội dung cơ bản, các Quyết định phân công, Quyết định thay đổi, các Yêu cầu thụ lý, Yêu cầu giải quyết, Yêu cầu hủy bỏ…

Việc sử dụng phần mềm đã hỗ trợ tích cực trong công tác quản lý tin báo tạm đình chỉ, tổng hợp số liệu, báo cáo hàng tuần, tháng, quý, báo cáo chuyên đề. Tất cả thông tin tin báo sẽ được tự động phân loại nhanh chóng, phản ánh trung thực, phân tích chính xác.

Phần mềm được xây dựng trên nền tảng Desktop và có thể sử dụng trên máy có cài đặt phần mềm Word 2010 trở lên; dữ liệu có thể được nhập trên nhiều máy khác nhau cùng 1 lúc liên thông cùng nhau (do Lãnh đạo có thể lựa chọn 1 trong 2 phương án: Giao cho 1 đồng chí Kiểm sát viên phụ trách kiểm sát tin báo cập nhật toàn bộ dữ liệu hoặc có thể do các Kiểm sát viên được giao thụ lý và giải quyết các tin báo khác nhau cùng nhập dữ liệu). Toàn bộ nội dung cập nhật sẽ tập trung sao lưu trên 1 máy chủ ADMIN, các máy khác chỉ vào được phần mềm khi ADMIN đồng ý.

“Phần mềm tin báo” có thể cảnh báo được tin báo sắp hết hạn, quá hạn giải quyết; các tin tạm đình chỉ, các tin có yêu cầu giải quyết… để Lãnh đạo kịp thời, đôn đốc, nhắc nhở Kiểm sát viên đẩy nhanh tiến độ giải quyết, hạn chế đến mức thấp nhất tin báo quá hạn giải quyết. Theo dõi sát sao các tin tạm đình chỉ lý do theo đúng quy định, các tin tạm đình chỉ cần đôn đốc Cơ quan điều tra xác minh để phục hồi tiếp tục xác minh, các yêu cầu xác minh của Kiểm sát viên theo quy định của pháp luật. 

Đồng thời, phần mềm giúp tiết kiệm được chi phí in ấn biểu mẫu theo quy định của Ngành, không lưu trữ theo lối thủ công, một hồ sơ không phải cập nhật vào nhiều sổ dẫn đến các thông tin trùng lặp, đôi khi do cán bộ có chữ viết xấu, tẩy xóa, ghi chèn, ghi đè, sổ được sử dụng nhiều có thể bị rách, nát, mất trang…. Việc kết chuyển tin báo sang năm sau (bao gồm cả tin tạm đình chỉ và tin tồn) để tiếp tục xác minh được thao tác dễ dàng, nhanh chóng, sổ sách lưu trữ được in đúng quy định chung của Ngành. Dữ liệu được bảo mật và lưu trữ lâu dài với một khối lượng lớn hồ sơ mà không có một quyển sổ giấy nào có thể thay thế được. 

Phần mềm là nơi cho phép người dùng tìm kiếm đầy đủ, toàn vẹn thông tin về tin báo theo tất cả các yêu cầu, quyết định có trong hệ thống hồ sơ và tiêu chí được định dạng sẵn; quản lý chặt chẽ thông tin theo đúng quy trình từ khâu tiếp nhận tin báo đến khi ra quyết định giải quyết và tiết kiệm được thời gian, kinh phí trong việc quản lý, sao lưu, báo cáo...

Để đưa vào khai thác, sử dụng phần mềm, máy tính không cần có kết nối Internet và có thể truyền, nhận trong môi trường mạng; có thể thiết lập mật khẩu của từng cá nhân trong quá trình quản lý, sử dụng. Dữ liệu được nhập cùng 1 lúc trên nhiều máy khác nhau, nhưng về màn hình và thao tác là đồng nhất. Hệ thống giao diện được sắp xếp khoa học, có sự phân quyền chặt chẽ phù hợp từng đối tượng khi sử dụng (Lãnh đạo, Kiểm sát viên, cán bộ), linh hoạt, kịp thời đáp ứng nhu cầu chỉ đạo, điều hành, báo cáo.

Dữ liệu được sao lưu (backup) hàng ngày vào ổ cứng của máy tính ADMIN, đồng thời, tùy từng thời gian (ngày, tuần, tháng...) phần mềm sẽ được sao lưu vào ICLOUD riêng của đơn vị, nhằm đảm bảo khi máy chủ bị xâm nhập, virus, cháy… thì dữ liệu sẽ luôn tồn tại.

Giao diện của phần mềm sau khi đăng nhập.

Hiện nay, VKSND TP. Bắc Ninh đã đưa phần mềm vào sử dụng, song song với hệ thống sổ sách về khâu kiểm sát thụ lý và giải quyết tin báo, tố giác tội phạm hiện hành của VKSND tối cao. Đến nay, VKSND TP. Bắc Ninh đã cập nhật toàn bộ tin báo tạm đình chỉ giải quyết tính từ 30/11/2021 trở về trước để quản lý, theo dõi và toàn bộ tin báo thụ lý mới từ 01/12/2021 đến nay, qua theo dõi, phần mềm đã đưa vào hoạt động và sử dụng ổn định.

Việc xây dựng và ứng dụng phần mềm thể hiện sự quyết tâm của đơn vị VKSND TP. Bắc Ninh trong việc tăng cường ứng dụng CNTT và thúc đẩy chuyển đổi số của đơn vị, góp phần nâng cao năng lực quản lý, chỉ đạo điều hành, ứng dụng CNTT vào công tác chuyên môn nghiệp vụ và khắc phục khó khăn trong quản lý, lưu trữ./.

 Các bước nhập dữ liệu vào phần mềm

Bước 1: Khi có tin báo mới thụ lý, người dùng vào “Sổ theo dõi tin báo”, chọn mục “Tin mới” và nhập các dữ liệu có liên quan về: Ngày tiếp nhận, người tiếp nhận; phiếu chuyển tin; cá nhân, cơ quan cung cấp tin; người, pháp nhân bị tố giác; nội dung tin báo; rồi vào mục “Chờ xử lý” để đợi thực hiện các bước tiếp theo.

Mục tin thụ lý mới.

Bước 2: Lãnh đạo các đơn vị ra các Quyết định phân công, thay đổi Điều tra viên, Kiểm sát viên, Phó thủ trưởng, Phó Viện trưởng, người phiên dịch.... trên phần mềm. Tại thao tác này, Kiểm sát viên phụ trách tin báo có thể cập nhật, bổ sung, hủy bỏ danh sách từng Quyết định phân công, thay đổi có trong vụ án; bổ sung, hoặc ngưng sử dụng đối với danh sách từng Kiểm sát viên, Điều tra viên... sau đó tùy từng thao tác có thể vào “Lưu” hoặc “Hoàn tất”.

Thao tác phân công Kiểm sát viên trên Phần mềm.

Bước 3: Khi có các Quyết định tố tụng của cơ quan có thẩm quyền, hay các yêu cầu của Viện kiểm sát như: Gia hạn, Phục hồi, Tạm đình chỉ, Yêu cầu xác minh, Yêu cầu giải quyết tin báo, Yêu cầu khởi tố, Quyết định khởi tố, Quyết định không khởi tố... Kiểm sát viên phụ trách tin báo có thể cập nhật, bổ sung, hủy bỏ danh sách từng Quyết định có trong vụ án.

Do phần mềm được xây dựng để có thể cập nhật nội dung toàn bộ các Quyết định có trong hồ sơ nên lãnh đạo đơn vị và Kiểm sát viên có thể theo dõi, kiểm sát việc tạm đình chỉ, phục hồi giải quyết tin... do đó có thể chủ động yêu cầu Cơ quan điều tra cung cấp tài liệu có liên quan để kiểm sát việc giải quyết nguồn tin, hoặc thay đổi Điều tra viên khi cần thiết của từng tin báo.

Tại bước này là người dùng đã hoàn thiện toàn bộ khâu nhập dữ liệu tin báo vào phần mềm, và tin báo mới nhập sẽ ở dòng đầu tiên của giao diện chính...