Một số kinh nghiệm số hóa hồ sơ tại VKSND thành phố Uông Bí

Đánh giá được tầm quan trọng của số hóa hồ sơ hình sự, tiến đến xây dựng hồ sơ điện tử, Lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân thành phố Uông Bí đã thực hiện nhiều biện pháp để nâng cao chất lượng việc số hóa hồ sơ hình sự, cũng như tận dụng dữ liệu số hóa một cách triệt để, có hiệu quả. Trong năm 2020, đơn vị đã thực hiện một số biện pháp sau:

Thứ nhất, tăng cường hoạt động số hóa hồ sơ, đảm bảo mỗi cán bộ Kiểm sát viên, Kiểm tra viên, Chuyên viên thành thạo thao tác số hóa hồ sơ và trình chiếu hồ sơ tại phiên tòa. Với mục tiêu như vậy, ngay từ đầu năm, Lãnh đạo đơn vị đã đề ra mục tiêu số hóa ít nhất 50% hồ sơ án hình sự xét xử, bắt đầu từ những vụ án đơn giản, ít tài liệu, chứng cứ, giúp cho cán bộ làm nghiệp vụ rèn luyện thao tác kỹ thuật, thành thạo các bước, từ đó, tiến đến số hóa các vụ án phức tạp hơn, có nhiều dữ liệu điện tử hơn, cán bộ không còn bỡ ngỡ, lúng túng khi thao tác, đặc biệt là khi trình chiếu tại phiên tòa. Ngoài ra, việc thống nhất một người số hóa tài liệu từ khi scan tài liệu, lập cây thư mục đến khi trình chiếu tại phiên tòa, giúp Kiểm sát viên chủ động với tài liệu mình có, phản ứng nhanh hơn tại phiên tòa. Kiểm sát viên có thể tự mình vừa tranh tụng, vừa thực hiện trình chiếu tài liệu mà không cần cán bộ kỹ thuật giúp việc trình chiếu.

Thứ hai, đơn vị đã tổ chức 03 buổi hướng dẫn về kỹ năng số hóa hồ sơ và trình chiếu tài liệu tại phiên tòa, các cán bộ thành thạo về kỹ thuật, công nghệ thông tin hướng dẫn, kèm cặp những cán bộ chưa nắm được, từ việc scan tài liệu, đến việc lập cây thư mục và trình chiếu tài liệu sao có hiệu quả, chính xác. Thông qua những buổi hướng dẫn này, giúp các cán bộ, Kiểm sát viên nâng cao hơn kỹ năng công nghệ thông tin, đồng thời là một buổi trao đổi cởi mở, giải đáp các thắc mắc cũng như chia sẻ kinh nghiệm để nâng cao hơn nữa chất lượng số hóa hồ sơ và trình chiếu tài liệu tại phiên tòa.

Thứ ba, nhằm tận dụng nguồn tài liệu số hóa có hiệu quả hơn nữa, giúp nâng cao trình độ, chuyên môn của cán bộ, Kiểm sát viên trong đơn vị, Lãnh đạo cơ quan đã lựa chọn 04 vụ án được số hóa, để tổ chức các cuộc thi viết cáo trạng, luận tội, báo cáo, trích cứu tài liệu... Việc tổ chức những cuộc thi trong cơ quan vừa để đa dạng hóa hình thức học tập pháp luật hàng ngày, không còn mang tính thụ động tiếp nhận kiến thức, mà còn tạo điều kiện các Kiểm sát viên, Kiểm tra viên, Chuyên viên đã chủ động, bỏ thời gian, công sức nghiên cứu. Những cuộc thi như vậy, như một bài kiểm tra kiến thức đối với các cán bộ, Kiểm sát viên, Lãnh đạo qua đó kịp thời phát hiện những thiếu sót, khuyết điểm để uốn nắn, đồng thời, tìm ra một cách làm chung thống nhất, mang tính hợp lý tương đối để áp dụng trong đơn vị.

Thứ tư, bên cạnh số hóa hồ sơ hình sự, đơn vị đã từng bước tiến hành số hóa 06 hồ sơ dân sự, hành chính, kinh doanh thương mại, đặc biệt là những vụ có nhiều tài liệu, chứng cứ phức tạp. Việc trình chiếu các tài liệu, chứng cứ trong phiên tòa xét xử dân sự nhằm nâng cao vị thế của Kiểm sát viên tại phiên tòa, đồng thời, những quan điểm của Viện kiểm sát cũng có sức thuyết phục hơn.

Thứ năm, quản lý các hồ sơ số hóa một cách thống nhất. Toàn bộ dữ liệu số hóa được lưu trong một máy tính do cán bộ phụ trách công nghệ thông tin quản lý. Tất cả các hồ sơ đã đưa vào lưu trữ trong máy tính đều phải phân loại, đặt tên tài liệu, lập cây thư mục, đảm bảo thuận tiện cho việc tra cứu, trích xuất dữ liệu khi cần thiết.

Thông qua việc thực hiện các biện pháp trên, bước đầu, đơn vị đã đạt được một số kết quả, đó là:

- Số lượng các hồ sơ xét xử được số hóa đạt 50%, các Kiểm sát viên, Kiểm tra viên, Chuyên viên đã thành thạo quy trình số hóa hồ sơ, lập cây thư mục, trình chiếu tại phiên tòa, khai thác có hiệu quả dữ liệu số hóa;

- Chất lượng tranh tụng của Kiểm sát viên tại phiên tòa được nâng lên, đảm khách quan, chính xác và thuyết phục cao. Thông qua việc trình chiếu tài liệu số hóa cũng góp phần rèn luyện bản lĩnh, kỹ năng của người Kiểm sát viên tại phiên tòa.

- Thuận tiện cho việc truy xuất, tìm kiếm tài liệu. Các chứng cứ, tài liệu trong hồ sơ số hóa sinh động, trực quan hơn rất nhiều so với hồ sơ kiểm sát điều tra đã được phô tô từ tài liệu gốc, giúp cán bộ, Kiểm sát viên trong việc nghiên cứu tài liệu, đánh giá chứng cứ, đặc biệt là đối với những vụ án khó, phức tạp, dữ liệu hình ảnh nhiều.

Qua chặng đường hơn một năm triển khai và thực hiện, đánh giá được hiệu quả thiết thực của số hóa hồ sơ, phù hợp với xu thế xã hội, đơn vị đã đề ra một số phương hướng trong giai đoạn tới:

- Tiếp tục thực hiện có hiệu quả công tác số hóa hồ sơ hình sự, việc số hóa không chỉ thực hiện trong giai đoạn truy tố, khi chuẩn bị chuyển hồ sơ sang Tòa án, mà thực hiện xuyên suốt quá trình từ khi bắt đầu thụ lý đến khi kết thúc điều tra, truy tố. Tài liệu được cập nhật thường xuyên, dần dần giảm thao tác phô tô tài liệu lưu hồ sơ kiểm sát, tiến đến thí điểm việc xây dựng hồ sơ điện tử.

- Tăng cường số hóa các hồ sơ án dân sự, hành chính, lựa chọn một số hồ sơ ở các khâu công tác khác, để số hóa, phục vụ nghiên cứu tài liệu (ví dụ một số hồ sơ thi hành án dân sự phức tạp).

- Tiếp tục đầu tư về cơ sở vật chất như máy tính có cấu hình cao để lưu trữ toàn bộ hồ sơ số hóa của đơn vị, mua thêm máy scan để phục vụ số hóa...