Hoàn thiện quy định về chứng thực, tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp

Mở rộng đối tượng và phân định rõ trách nhiệm chứng thực

Theo Nghị định mới, việc chứng thực bản sao, chữ ký và giao dịch được quy định rõ ràng, chặt chẽ hơn. Cụ thể, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để xác nhận bản sao đúng với bản chính; chứng thực chữ ký là việc xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là của người yêu cầu chứng thực; chứng thực giao dịch là việc xác nhận thời gian, địa điểm giao kết giao dịch dân sự, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia giao dịch.

Một điểm mới đáng chú ý là Nghị định số 280/2025/NĐ-CP mở rộng đối tượng thực hiện chứng thực. Ngoài Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, công chứng viên, viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự, nay còn có người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định. Quy định này góp phần linh hoạt hơn trong tổ chức thực hiện, giảm áp lực cho bộ máy chính quyền cơ sở, đồng thời tăng tính chủ động, trách nhiệm của người được giao nhiệm vụ.

Nghị định cũng quy định rõ thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của từng chủ thể:

Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao, chữ ký, giao dịch liên quan đến đất đai, nhà ở, di chúc, văn bản phân chia hoặc từ chối nhận di sản.

Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chứng thực đối với giấy tờ, văn bản của công dân Việt Nam tại nước sở tại.

Công chứng viên chứng thực các việc tương tự theo phạm vi hoạt động nghề nghiệp.

Đặc biệt, việc chứng thực không còn phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực trong nhiều trường hợp, như chứng thực bản sao, chữ ký, giao dịch về tài sản là động sản, giao dịch về di chúc hay văn bản ủy quyền. Đây là bước cải cách quan trọng, thể hiện tinh thần phục vụ nhân dân, lấy tiện ích của người dân làm trung tâm trong cải cách thủ tục hành chính.

Tăng cường ứng dụng dữ liệu quốc gia, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước

Một nội dung mang tính đột phá được bổ sung tại Nghị định này là quy định không yêu cầu người dân xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ đã được tích hợp trên VNeID – ứng dụng định danh điện tử quốc gia. Người thực hiện chứng thực có thể khai thác thông tin trực tiếp từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu chuyên ngành, thay vì yêu cầu người dân mang theo nhiều loại giấy tờ. Quy định này thể hiện rõ bước tiến trong việc thực hiện Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số, giảm thời gian, chi phí và giấy tờ cho người dân, đồng thời nâng cao tính chính xác và an toàn trong quản lý thông tin.

Cùng với đó, Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung quy định về trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong quản lý nhà nước về chứng thực. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm tổ chức triển khai pháp luật, bồi dưỡng nghiệp vụ, tuyên truyền phổ biến quy định, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý chứng thực và kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực trên địa bàn. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm trực tiếp quản lý hoạt động chứng thực, tuyên truyền, giải quyết khiếu nại, tố cáo và thống kê báo cáo theo quy định.

Đáng chú ý, Nghị định cho phép Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét chuyển giao một phần hoặc toàn bộ việc chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký cho các tổ chức hành nghề công chứng ở những địa bàn có đủ điều kiện. Quy định này không chỉ giúp tinh gọn bộ máy, mà còn tăng cường xã hội hóa dịch vụ công, góp phần giảm tải cho cơ quan hành chính, nâng cao chất lượng phục vụ người dân.

Ngoài ra, Nghị định cũng quy định điều khoản chuyển tiếp hợp lý, bảo đảm tính ổn định của hệ thống, cho phép tiếp tục sử dụng sổ chứng thực hiện hành đến hết ngày 31/12/2025, trước khi chuyển sang hình thức quản lý điện tử thống nhất trên toàn quốc.